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项目管理,该如何检查项目计划的有效性?
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有人将很多项目的管理方式归结为“六拍运动”我深有同感,特将其整理如下,希望我们能够警惕这种 “运动”。

第一拍:拍脑门

经常有些领导有了做一个项目的想法后,不是组织相关人员严格论证是否可行,而是自己觉得可行就上马。

第二拍:拍肩膀

领导拍完脑袋后,为了鼓舞士气,调动项目组成员的积极性,大多会采取一些激励手段。例如,拍拍大家肩膀说:“好好干,前途无量。”

第三拍:拍胸脯

受到领导激励的项目组成员为了让领导放心,也会有所表示——拍胸脯,而且往往还会说出一句话:“放心吧,包在我身上!”

第四拍:拍桌子

项目进行一段时间后,领导忽然发现项目进展情况与自己的预期相去甚远,于是大发雷霆,拍着桌子训斥项目组成员:“你们都在搞什么?这么长时间了,花了这么多钱,项目才刚刚进展到这里,还有这么多问题!回去好好检讨,不能按期完成项目,工资奖金都别想了!”

第五拍:拍屁股

项目组成员受到严厉批评后,不少人往往会“拍屁股”:“当初不计划清楚,现在项目做不下去了,就知道训我?我还不干了呢!走人!”或者是再也没有热情,消极怠工,这种人留在项目组中不仅对项目毫无益处,反而会打击努力工作者的积极性。

第六拍:拍大腿

以上“五拍”之后的结果必然令所有人大失所望。这个时候,从决策层到项目经理再到项目组成员,大家都“拍大腿”——痛心不已,却又无可奈何:“唉,早知如此,当初就应该……”

造成“六拍运动”的原因有很多,其中 项目没有有效计划性 是一个很重要的原因。由于项目是一种临时性的、独特的任务,因此,对任何一个项目的管理在某种程度上都是风险管理,项目计划的一个重要目的在于有效降低项目风险。那么,什么样的项目计划才是有效的呢?项目生命周期中存在许多变数,如果不允许变化,项目计划就会只是一种理想化的纸上作业;可是,如果允许变化,又该如何避免“计划不如变化快”这种状况呢?作为企业高层管理人员可从哪些方面判断一个项目计划是否有效呢?

有效的项目计划必须包含以下5个“可”:

目标可预期

有效的项目计划必须能够明确、可靠地说明项目利益相关方在何时能得到何种成果。据调查,来自项目目标方面的问题平均占到项目失败原因的21%。

资源可调度

我们不能说“先把项目骗到手”的“钓鱼工程”是主流的,但是,这种现象确实存在。在申报项目、争取项目立项时,企业会将其所有优质资源都作为该项目可以完整使用的资源。等项目拿到手后,实际能够被项目使用的资源与立项时悬殊很大。对于多个项目同时进行的情况来说,无资源可调度、资源调度效率低下的现象更是比比皆是。如果不能解决这个问题,项目计划只是一个用来打水的竹篮,其结果一定是一句空话或者是谎言。

变化可控制

变化是计划的敌人,可惜的是,对项目来说,计划与变化就像一个硬币的正反两面,缺一不可。如何将这矛盾的两者和谐地统一到一起是项目计划必须解决的问题。

问题可预见

项目实施过程中会出现很多问题,“只要可能出错就一定会出错”、“当你觉得一切进展顺利时,某个问题已经发生了”、“当你解决一个问题时,将会产生一个更难解决的问题”等都是对项目问题的经验之谈。问题虽然在项目实施过程中才暴露出来,根源却在项目计划上,不能预见问题的项目计划不仅是无效的,而且是有害的,因为它会带来实施过程中大量资源、时间的浪费,这些损失有可能是永远无法弥补的。

业绩可评价

项目是以成果为导向的,项目是否取得成功需要评价,利益相关方是否尽到了对项目的责任、是否兑现了对项目的承诺需要评价,管理方法是否有效同样需要评价。几乎所有的项目结束后都会评价,但是,只有很少的项目在计划中就明确说明了将如何评价,项目评价一般作为单独的文件提供。

评价方式是个指挥棒,因为人们会持有“你先告诉我你怎么评价我,我再告诉你我怎么做”的态度。那种“法医式”的、事后评判的方式是不行的,它们只会带来借口,就像斯科特·亚当斯所描述的那样:“在现实中,(业绩评定)就像在后院发现一只死松鼠,最好的办法就是用棍子挑起来扔到别家的屋顶上。接着,你的邻居再将其往别处扔。最后,没有人不高兴,不高兴的只是那只死松鼠。”有效的项目计划需要使项目利益相关方知道何时、由谁、如何评价他们对项目的贡献,如何评估项目业绩和利益相关方的贡献是项目计划的一部分,而不是独立的管理文件。

小结 

项目计划中还包含很多内容,但是,以上5个方面是容易被忽视的。大多数的项目计划呈现的状态是:上下级之间在讨价还价、拍脑袋与拍肩膀的基础上产生一个“精确”的项目时间线。项目时间线会转化为一个复杂的图表挂在会议室里,好让人们很容易地视而不见,直到某些外部的因素决定实际的完工日期。这种计划尽管包含了目标、工期、成本、质量、采购等项目计划元素,但它们更多的是启动了“六拍运动”,而不能产生项目成果。希望本文提出的5个方面能够对大家判断项目计划的有效性有所裨益。

作者:未知 点击:117次 [打印] [关闭] [返回顶部]
本文标签:项目管理,该如何检查项目计划的有效性?
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